Stanowisko ds. techniczno-kancelaryjnych, organizacji Urzędu, archiwum i pełnomocnika ds. informacji niejawnych

Do zakresu zadań na stanowisku ds. techniczno-kancelaryjnych, organizacji Urzędu, archiwum i pełnomocnika ds. informacji niejawnych należy: 

W ZAKRESIE TECHNICZNO-KANCELARYJNYCH I ORGANIZACJI URZĘDU 

1)    Obsługa sekretariatu Burmistrza i Sekretarza;
2)    kierowanie obiegiem dokumentów i pism kierowanych do Burmistrza i Sekretarza, 
3)    prowadzenie ewidencji pism wpływających do Urzędu, przekazanie do dekretacji;
4)    następnie niezwłoczne przekazywanie kierownikom referatów i na samodzielne stanowiska pracy oraz dyrektorom jednostek podległych do załatwienia według właściwości; 
5)    prowadzenie kalendarza spotkań Burmistrza i Sekretarza; 
6)    przyjmowanie interesantów w indywidualnych sprawach i kierowanie do Burmistrza lub Sekretarza, bądź kierowanie według właściwości do odpowiedniego referatu lub samodzielnego stanowiska; 
7)    prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Urzędu, podejmowanie operatywnych działań zapewniających należyte i terminowe załatwienie skarg;
8)    prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej oraz rejestru petycji;
9)    prowadzenie kancelarii ogólnej oraz obsługiwanie innych technicznych urządzeń biurowych; 
10)    przyjmowanie i przechowywanie w sejfie ofert przetargowych, naboru do momentu rozstrzygnięcia, 
11)    przygotowanie korespondencji i jej wysłanie w godzinach pracy Urzędu;
12)    prowadzenie obsługi kancelaryjnej Urzędu w zakresie: 
a)    przyjmowania, wysyłania i rozdzielania korespondencji;
b)    obsługi Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej e-PUAP; 
13)    prowadzenie rejestru przesyłek wpływających oraz rejestru przesyłek wychodzących; 
14)    przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługi centrali telefonicznej, 
15)    udzielanie informacji interesantom, kierowania ich do właściwych referatów; 
16)    prowadzenie obsługi kancelaryjnej i administracyjno-technicznej Burmistrza, w tym: 

a)    organizowanie narad i spotkań Burmistrza, 
b)    prowadzenie korespondencji w sprawach prowadzonych bezpośrednio przez Burmistrza, 
c)    przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu oraz prowadzenie ewidencji korespondencji; 

17)    prowadzenie ewidencji i rejestru zarządzeń Burmistrza;
18)    publikowanie zarządzeń na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu;
19)    dostarczenie zarządzeń objętych nadzorem wojewody do wojewódzkich organów nadzorczych; 
20)    gospodarka materiałami biurowymi i środkami czystości; 
21)    prowadzenie ewidencji wydanych materiałów biurowych, środków czystości;
22)    zakup materiałów biurowych i środków czystości; 
23)    prowadzenie ewidencji środków wydatkowanych na zakup materiałów biurowych; środków czystości, środków trwałych i nietrwałych;
24)    prowadzenie spraw związanych z pieczęciami i tablicami urzędowymi, w tym prowadzenie rejestru pieczątek; 
25)    prowadzenie książki kontroli;
26)    dbałość o estetykę tablic informacyjnych Urzędu oraz rodzaj i aktualność informacji podawanych do wiadomości publicznej;
27)    przyjmowanie i wywieszanie obwieszczeń, ogłoszeń;
28)    przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań. 

W ZAKRESIE ARCHIWUM 

1)    Współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prawidłowego klasyfikowania akt, tworzenia teczek akt i przygotowania akt do przekazania ich do archiwum zakładowego w terminie przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej;
2)    przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych;
3)    ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych do przechowywania akt;
4)    udostępnianie i wypożyczenie akt na zasadach określonych w odpowiednich przepisach;
5)    wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. „B”), której okres przechowywania już minął;
6)    wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego dokumentacji archiwalnej (kat. „A”) i przekazywanie jej do właściwego archiwum państwowego;
8)    sporządzanie sprawozdań z działalności archiwum zakładowego; 
9)    współpraca z właściwym archiwum państwowym nadzorującym archiwum;
10)    pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych.

W ZAKRESIE OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH 

1)    Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji;
2)    okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych; 
3)    szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych; 
4)    opracowywanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, 
5)    przeprowadzanie zwykłego postępowania sprawdzającego na pisemne polecenie Burmistrza, wobec kandydatów na stanowiska pracy z dostępem do informacji niejawnych;
6)    przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających, prowadzonych w odniesieniu do osób ubiegających się o stanowisko lub zlecenie pracy, z którymi łączy się dostęp do informacji niejawnych; 
7)    prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych;
8)    współdziałanie w trakcie postępowania sprawdzającego oraz w trakcie kontroli ze służbami Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.